Obowiązki Beneficjentów w zw. z zamykaniem POKL

Obowiązki Beneficjentów związane z zamykaniem Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

1. Ostateczny termin kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych oraz Funduszu spójności w okresie programowania 2007-2013 to 31 grudnia 2015 r. do tego terminu możliwe jest ponoszenie wydatków przez Beneficjentów, o ile jest to zgodne z okresem realizacji projektu wskazanym we wniosku o dofinansowanie projektu. NIE MA MOŻLIWOŚCI KWALIFIKOWANIA WYDATKÓW PONIESIONYCH W 2016 R. (np. niekwalifikowalne będzie dodatkowe wynagrodzenie roczne przysługujące za 2015r., a wypłacone w I kwartale 2016r.)
2. Wszelkie zobowiązania wynikające z umów zawieranych w projekcie między Beneficjentami, a wykonawcami /zleceniobiorcami/ personelem projektu powinny zostać ostatecznie opłacone do 31 grudnia 2015r.
3. Ostatnie wnioski o płatność końcową (w przypadku projektów z najdłuższym okresem realizacji tj. do 31.12.2015r.) powinny być sporządzone i złożone do IP/IP2 najpóźniej do 30 stycznia 2016r. Złożenie wniosków po terminie zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL może skutkować niekwalifikowaniem wydatków rozliczonych tymże wnioskiem.
4. Po złożeniu wniosku o płatność końcową, ale przed jego zatwierdzeniem IP/IP2 zobowiązana jest przeprowadzić kontrolę na zakończenie realizacji projektu, która powinna być dokonana w oparciu o zapisy listy kontrolnej do wniosku o płatność na dokumentacji dostępnej w siedzibie jednostki kontrolującej. Istnieje możliwość, przed zamknięciem projektu, przeprowadzenie kontroli projektu/ dokumentacji na miejscu u Beneficjenta zgodnie z Zasadami kontroli w ramach POKL 2007 – 2013.
5. Po zatwierdzeniu wniosku o płatność końcową oraz dokonaniu ostatecznego rozliczenia z Beneficjentem IP/IP2 sporządza Kartę zamknięcia projektu w ramach POKL. Kartę należy archiwizować wraz z dokumentacją projektową. Przekazanie karty nie wyklucza wykrycia nieprawidłowości i/lub uchybień w toku dalszych kontroli oraz audytów przeprowadzanych przez instytucje do tego uprawnione po zamknięciu projektu przez właściwą IP/IP2. Karta zamknięcia projektu sporządzana jest również w przypadku projektów, które nie mogą zostać zamknięte np. z powodu trwającej windykacji. Wtedy w karcie należ umieścić informację o tym, że projekt nie może zostać zamknięty z podaniem przyczyny. W tak zatwierdzonej karcie nie należy umieszczać informacji o zamknięciu projektu w późniejszym terminie.
6. Zamykanie projektów a ochrona danych osobowych. Wszyscy beneficjenci są zobowiązani do przechowywania danych osobowych uczestników projektu do dnia 31 grudnia 2020r. Dane osobowe uczestników projektów przetwarzane w wersji papierowej, o ile istnieją, powinny być archiwizowane razem z pozostałą dokumentacją dotycząca projektu, z zachowaniem środków bezpieczeństwa odpowiednich do kategorii zagrożeń. Każdy Beneficjent musi ponadto zarchiwizować w wersji elektronicznej aktualną w momencie zamykania projektu wersję Formularza PEFS 2007. Pozostałe wersje Formularza PEFS 2007 należy po zamknięciu projektu w sposób trwały zniszczyć, a protokół z dokonania tej czynności dołączyć do dokumentacji projektu. Co najmniej jeden z pracowników Beneficjenta, odpowiedzialny za nadzór nad zarchiwizowaną dokumentacją papierową i elektroniczną, powinien posiadać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych ważne do dnia 31 grudnia 2020r. W przypadku, gdy Beneficjent posiada umowę/decyzję o dofinansowanie projektu podpisaną zgodnie z wzorem, w którym data ważności upoważnień do przetwarzania danych osobowych to 31 grudnia 2015r., przed zamknięciem projektu należy umowę/decyzję anektować w tym zakresie.